武昌理工学院承办和参加学术会议管理办法

武昌理工科字〔2017〕1号

为进一步提升师生学术水平，营造浓厚学术氛围，规范承办国内外学术会议和规范教师参加国际、国内学术活动，制定本办法。

第一章  承办学术会议

    第一条  学校承办境内外学术会议

1.由学校负责承办的国际学术会议和全国性学术会议，须经校长办公会批准，并成立组委会。

2.组委会须提交会议承办方案，包括会议主题、时间、地点、参会人员、规模、经费预算、组织接待，报校长办公会批准。

3.国际性学术会议须提前1年启动会议申办流程，报省教育厅、省外办批准备案，人文社科学术会议还需上报省委宣传部批准（审批程序见附件一）。全国性学术会议须提前6-8个月启动会议申办流程，并报相关上级部门批准备案。

4.组委会负责按照批准方案，全程执行到位。

第二条  学院承办国内学术会议

1.由学院承办的国内学术会议，学院成立组委会。

2.组委会负责提交承办会议方案，包括会议主题、时间、地点、参会人员、规模、经费预算、组织接待等，报校长办公会批准。

3.国内学术会议一般要求提前4-6个月启动会议申办流程（审批程序见附件二）。

4. 学院承办的国内学术会议，坚持以会养会，结余经费由学院支配。

第二章  参加学术会议

   第三条  教师参加国际、国内学术会议是指在境内外有重大学术影响或对我校学科建设有重要意义的会议。

1.参加境外学术会议人员，应是我校相关专业学科带头人、教授、副教授及博士以上人员（审批程序见附件三）。其他人员参会须报校长特批。

2.参会经费原则上由院内相关科研平台经费、课题经费支出。对于没有平台经费与课题经费的，经批准由学校支付参会经费。

3.由学校支付参会经费（差旅费、会务费及住宿费等）且占用教学工作时间的参会者，须达到以下条件之一：（1）有会议邀请函与论文收录接收函；（2）在大会作学术报告或小组会议发言；（3）提供在相关学会、协会及研究会等担任重要学术职务文件。审批流程见附表附件三。

4.不需要学校支付参会经费但占用教学时间的学术会议，本人申请，学院签署意见，教务处审批。对于占用周五下午参会者，须报送人事处备案。

第三章  相关规定

第四条  由学校承办的国际、国内学术会议，由宣传处负责宣传报道，并存档影像资料。组委会必须提交经过整理后的会议综述资料，由科研处归档，并作为报销前置条件。

第五条  教师参加学术会议后须上交会议书面情况报告，并在院系汇报学术会议情况。参加重要学术会议信息须在科研处或学院网页报道。会议相关信息资料报科研处存档，并作为报销前置条件。

第六条  未经学校批准召开国际、国内学术会议，或虽经批准会议组委会执行不力，造成重大不良社会影响，追究当事人或承办单位责任。

第七条  本办法从颁布之日起实施，与此相关文件规定同时废除。

第八条  本办法由科研处负责解释。

附件一：承办国际学术会议审批表

附件二：承办国内学术会议审批表

附件三：参加学术会议审批表

 2017年5月4日