武昌理工学院资金使用及报销管理办法

武昌理工财字〔2018〕1号

为加强学校资金管理，提高资金使用效率，根据《中华人民共和国会计法》、《民间非营利组织会计制度》和《会计基础工作规范》等的要求，结合我校的实际情况，特制定本办法。

学校各部门及教职工办理借款、预付款、报销手续，应当遵循本办法。

一、审批权限

资金支付必须履行审批手续，学校教职工办理借款、预付款以及报销手续，3000元及以下报财务处处长审批，3000元以上报校长审批。

1、设备或工程款

基建工程、修缮工程和设备购置款的预付款或者报销，3000元以上报校长审批。

2、日常开支

（1）各单位开支均由本单位主要负责人审批，3000元以内的由财务处长审核后可办理借支和报销，3000元以上报校长审批；

（2）学生实习、实践的开支报教务处和分管校领导审批后报校长审批；

（3）实验室耗材及院系维修耗材的开支报资产处、分管校领导审批后报校长审批；

（4）教学研究项目或科研项目经学校批准立项后，开支由项目负责人、科研处和分管校领导审批；

（5）学术讲座费用由学院、科研处和分管校领导审批；

    （6）水电费的开支经水电管理人员、校办主任签字后报校长审批；

（7）学生奖、助学金、学校运动会及大型学生活动费的预算和开支由学工处、分管校领导审批后，报校长审批；

（8）业务招待费统一由校办和校长审批；

（9）教职工工资、福利和职工教育方面的开支，由人事处审批后，报校长审批。

（10）部门分工会和校工会的开支（包括慰问病人、结婚礼金等福利性开支）在预算范围内由部门工会主席和校工会常务副主席按制度审批；

（11）的士费开支由部门负责人和校长审批；

（12）特殊事项开支由校长审批。

二、审批流程

1、借款流程和管理

（1）校内各单位和个人根据审定的支出预算，对开支费用较大的事项需要办理借款的，按规定审批权限批准后，可到学校财务处办理借支。会计人员在办理会计业务时，要详细记载会计事项的内容，包括借款单位、借款人、借款事由等。

（2）借款经办人办理借款手续时必须填写借支单，其中各项应如实填写清楚，“借支事由”栏应与报销支出的内容相同，借款金额大、小写应一致，不得涂改。各部门负责人应在借支单签字并注明开支项目。

    （3）凡借支差旅费（含开会、调查、考察、学习等）的，应附上批准的申请报告，并在“借支事由”栏填写出差事由、出差地点。

（4）购置大型的仪器、设备的预付款，应按《招投标管理办法》的规定，提供合同、收款单位的预收款票据，经招投标办负责人签字报校长审批后，方能办理借款或预付款手续。

（5）校内零星工程和基建工程的预付款，要按照合同规定，提供合同、收款单位的发票，经资产处负责人签字报校长审批后，方能办理预付款。

（6）科研和教学研究项目，在规定的限额内，根据项目需要，经科研处负责人和分管校长核准后可办理借款。

（7）部门开支超过预算控制数的暂停借款，确因业务急需的，借款单位应做出书面说明，报校长审批后，方可借款，事后应及时补办开支申报手续。

（8）采购、司机以及其他相关人员需要借用备用金的，经主管单位及分管校长批准后，可在每年的年初借支备用金壹仟元整，但必须在年终全部结清收回。

（9）借支要严格执行“一事一借、前清后借”的原则。每一事项都应单独办理借款手续，前款未清，不得再次借款。

2、报销流程和管理

（1）凡办理报销业务的，应填写“支出证明单”，将开支申请报告和原始凭证粘贴整齐、有序并附后。原始凭证的内容必须具备：凭证的名称、填制日期、填制凭证单位的发票专用章、经济业务的具体内容、实物的数量、单价和金额。凡填有大写和小写金额的原始凭证，大、小写金额必须相符。购买物品的原始凭证，应附有清单，并有经办人、验收人、单位负责人签章。必须办理资产入库手续的物品，要到资产处办理入库手续，报销时附上办公用品或其他材料、固定资产入库单，当即领出的还应附上出库单。各单位负责人应认真审核报销票据，在“支出证明单上”签字并注明开支项目。

（2）从校外取得的原始凭证，无论是发票或收据，必须符合税务、财政部门的规定，未经税务或财政部门统一印制、监制的发票和收据，一律不予报销。

（3）凡距出票时间超过一年的票据，原则上不予报销。如有特殊情况确需报销的，必须以书面形式陈述理由，报校长审批。

（4）以领款单报销的，如评审费、加班费、劳务费、困难补助、奖学金等，应有领款单位经办人、负责人签名。“签名”栏应由本人签名，不能代签代领，不得虚报冒领。

（5）出差人员必须在回学校三个月内办理报销手续，如遇寒、暑假可顺延，超期未报销人员从其当月工资中扣回借支金额。报销差旅费时，发现有与出差地点不符或无故绕道的，地点不符和绕道部分不予报销。参加会议的，应附会议通知或证明。

（6）各类业务性借款，无特殊情况均应在三个月内予以冲销。未冲销的说明原因，并经分管校领导批准。

三、其他规定

1、现金管理规定

（1）校内各部门、学院与外单位的经济往来，除零星小额可支付现金外，其他必须通过银行转账或支票结算。

（2）现金使用范围为：

       第一、职工工资及工资性补贴。

       第二、个人劳务报酬，包括稿费、讲课费及其他工作报酬。

       第三、各种劳保、福利以及对个人的其他现金支付。

       第四、出差人员必须随身携带的差旅费。

       第五、其他零星支出。

    以上各项一次性借支或报销超过1000元，可采用现金支票方式支付，1000元以下可由出纳员支付现金。

2、财务处应定期或不定期的清理借款，及时通知借款人办理借款冲销手续。

3、各单位所借款项必须按借款用途支出，不得挪作他用或私存私用，一经发现将按规定处理。

3、借款经办人因调动离开学校的，必须在还清借款后才能办理离校手续；借款人在校内调动的应还清在原单位的借款，无法还清的应办理借款未了事项的移交手续，未办理移交手续的或借款未还清的不得办理校内工作调动。

4、凡在规定的期限内不能冲销借款或借款用于购买仪器设备待验收需要较长时间的，借款人应主动向财务处说明情况。在财务处的催报单发出一周内，如无反馈意见的，从借款人工资中逐步扣回所借款项。

5、凡借款汇至外地购买仪器、设备等物品的，合同期内未到货，经办人应积极催问对方，督促到货或退回货款。逾期不办的，按学校有关规定追究经办单位负责人和经办人的责任。

6、若教职工在未还清欠款的情况下自行离开学校，其欠款应由原单位审批人负责追回，否则按借款总额扣减该单位负责人工资。

四、附则

1、本办法自公布之日执行，原《武昌理工学院资金使用及报销管理办法》同时废止。

2、本办法由财务处负责解释。

                                  2018年7月1日